تکنیک‌ها و مهارت‌های ارائه بازخورد

تصویر شاخص
محتوای اختصاصی
ترکیبی از دانش و تجربه زیسته
کاملا عملی و قابل اجرا

«بازخورد» یعنی بازگرداندن اطلاعات به یک فرد

 

بازخور قدرتی است که بهبود عملکرد را به پیش می راند. هدف از بازخور، فراهم کردن موارد ذيل است :

  • – به دست آوردن بصیرت و بینش کافی در حوزه هایی که شناخت و دید کافی ندارد.
  • – کسب اطلاعات لازم درباره نقاط قوت خود و حوزه‌هایی که نیاز به توسعه دارد.
  • – در کمک به فرد برای غلبه بر چالش ها پشتیبان باشد.
  • – فرد به عنوان یک شخص تصدیق شود و اعتبار کسب کند.

 

در جلسات و گفت‌وگوهای کوچینگ احتمال اینکه کوچ در بیرون از جلسه کوچینگ به مشاهده مراجعه کننده بپردازد، کم است. بنابراین بازخوردی که کوچ می تواند ارائه دهد بر اساس توصیف مراجع از موقعیت یا حوزه‌ای است که می خواهد درباره آن بازخورد کسب کند، یا بر اساس زبان و رفتارهای مشاهده شده در طی جلسات کوچینگ است.

 

واقعیت موجود را با مراجع خود واکاوی کنید. مراجع احساس می‌کند که نیاز است بداند چه چیزی را تغییر دهد و چرا؟ چه چیزی بیانگر آن است که مراجع می‌خواهد و باید رفتار و اقدام متفاوتی داشته باشد؟ وقتی که این رابطه بازخورد شکل گرفت، گفت‌وگو بر جنبه‌ها و موضوعات خاصی که مراجع می‌خواهد درباره خود بیشتر بداند، متمرکز می شود.

 

در این مرحله باید اسناد و مدارک مستندی تهیه شود که در آن فهرستی از خواسته هایی که فرد می خواهد کوچ به صورت ویژه آنها را مشاهده و گوش کند، درج شود. سپس درباره نحوه ارائه بازخورد بحث کنید : آیا فرد از اینکه کوچ به صورت مستقیم و رک بازخور دهد، خوشحال است یا اینکه می خواهد بازخورد بیشتر با احتیاط و مؤدبانه تر باشد؟ یا حد و مرزهای مراجع درباره بازخورد چیست؟ در این مرحله ممکن است مفید باشد که بحث شود چه چیزی ماورای این حد و مرز قرار دارد.

برخی کوچ‌ها به ابتکار جالبی دست می‌زنند که نوعی رویکرد در کوچینگ است و مراجع را به سمت فرار از منطقه راحتی (comfort zone) خویش می‌برد تا به منطقه ترس توجه کند.

 

کشف کنید که چگونه مراجعان به شما اجازه خواهند داد تا بدانید که در کجای منطقه راحتی-ترس هستند و اینکه آیا بازخورد به آنها کمک میکند یا نه. به عنوان بخشی از قصد و کمک کوچ به فرد، باید مشخص شود که نتایج برای مراجع مفید است یا نه؟

 

پس از آنکه بازخورد داده شد، مرحله بعدی واکاوی اقداماتی است که باید انجام شود. مراجع با بازخوردها می‌خواهد چه کار کند؟ چگونه از آن استفاده خواهد کرد؟ قبل از ورود خیلی خاص به این اقدامات از فرد بخواهید که تمام راه حل های ممکن را شناسایی کند. مراجع به چه چیز دیگری می‌تواند فکر کند؟ تصورات و خلاقیت فرد را به کار گیرید تا هنگامی که پاسخ‌ها و راه حل‌های نهایی شناسایی و مراجع برای اقدام برانگیخته شود. فرایند ارائه بازخورد قوى مستلزم آن است که کوچ در همه زمان‌ها نسبت به پیام‌های فیزیکی و کلامی ارائه شده از طرف مراجع از نظر ذهنی آماده، حاضر و هوشیار باشد.

 

زمان ارائه بازخورد را بشناسید

در مربیگری، ممکن است فرصت ارایه بازخورد توسط خود شما به عنوان مربی یا توسط مراجع شما فراهم شود. در هر صورت، باید تنها در شرایطی که اعتقاد راسخ دارید ارایه بازخورد به نفع مراجع خواهد بود این کار را انجام دهید. در اینجا به برخی شرایط مناسب جهت ارایه بازخورد اشاره می کنیم :

 

بازخورد بسیار مختصر جهت بالا بردن آگاهی

به نظر می رسد که مراجع شما در یک موقعیت معین متوجه نکته مهمی نشده است، یا بی اطلاع در مسیری اشتباه به پیش می‌رود. ممکن است از نحوه بیان یا رفتاری استفاده کند که به نظر شما جالب یا مرتبط هم باشد. در این وضعیت اغلب با ارایه یک بازخورد فوری مثل یک نگاه کردن می توانید آگاهی او را شفاف تر کنید. مثالهایی از این نوع بازخوردها شامل موارد زیر است : « متوجه شدم که اغلب هنگام توصیف شغلت به مسئله بی نظمی اریک بر می گردی و من دلیلش را نمیدانم » . « وقتی اریک رو توصیف می کنی ، از کلمه « بی نظم » و همچنین « یک شلخته به تمام معنا » استفاده می کنی : متوجه این موضوع شدی ؟ » « در جلسه اول نیز ناراحتی مشابهی را در مورد اریک ابراز کردی . آیا این دو به طریقی با هم ارتباط دارند ؟ »

 

پیامی سنجیده تر  برای برجسته کردن یک رفتار یا حذف آن

بعد از چند جلسه ، متوجه می شوید که مراجع شما نسبت به گرایشی در خود که بیانگر بروز تعارض ، یا گرفتن حالت تدافعی سرزنش و شکایت در موقعیتی بخصوص است آگاهی ندارد . احساس می کنید برخی از مشکلاتی که در مورد آن گلایه می کند در واقع مشکل نیستند ، بلکه مواردی هستند که در آن شرایط ابتدا باید مقداری زمان صرف کند تا دیدگاه دیگران را درک کند . این موقعیت احتمالا موقعیتی است که مراجع شما نسبت به دیدگاه شما حساس شده ، یا اگر قادر به درک درست نباشد آن را رد می کند . بنابراین نظرات تان را بصورت موثر ابراز کنید ، باید آماده باشید حتی اگر به معنی این باشد که کمی پیش از اظهار نظر ، به پیام خود فکر کنید.

 

 هنگامی که مراجع درخواست ارایه بازخورد دارد

گاهی اوقات مراجع شما درخواست ارایه بازخورد دارد و باید تصمیم بگیرید که آیا برای فرایند مربیگری مناسب است یا خیر . هنگام تصمیم گیری برای ارایه نظرتان باید میان نیاز برای حفظ رابطه دوستانه و صمیمیت شما ، و نیاز برای توانمند و مسئولیت پذیر ماندن مراجع تان تعادل ایجاد کنید . اگر تصمیم گرفتید که دیدگاه تان حقیقتا سودمند نیست . رهایش کنید . برای مثال ، به نظر می رسد که مراجع شما ناراحت یا آزرده است و می گوید ؛ « به نظر می رسد که اصلا پیشرفت نمی کنم . نظر شما چیست ؟ » . اگر نظرتان را ارایه نکنید . مراجع شما ممکن است این رفتار را به نوعی روی گردانی تلقی کند . یا حتی ممکن است تصور کند که نظرات شما منفی هستند و دوست ندارید آنها را در میان بگذارید .

 

زمان‌هایی که نباید بازخورد ارائه دهید

گه گاه موقعیت هایی وجود دارند که ارایه بازخورد آنچنان مفید نیست. برای مثال :

 

  • – زمانیکه به نظر می‌رسد ارایه بازخورد بهانه‌ای برای مراجع جهت خودداری از مسئولیت پذیری است : مثلا : «اوه نمی‌توانم تصمیم بگیرم؛ به نظرت چکار باید بکنم ؟»

 

  • – در صورتیکه ارایه بازخورد جریان یک گفتگو یا فرایند تفکر مراجع را مختل کند. در صورتیکه امکان داشته باشد ارایه بازخورد منجر به سبکی بیش از حد دستوری شود : برای مثال : «نظر خودم رو در مورد شرایطت بهت میگم».

 

  • – زمانیکه فکر می‌کنید برای ارایه بازخورد به شیوهای مؤثر، اطلاعات کافی در اختیار ندارید : برای مثال «خب، حدس من این است که باید …».

 

  • – زمانیکه، با گذشت زمان، مراجع تعداد بسیار زیادی بازخورد، برای مثال از طرف افراد خارج از فرایند مربیگری یا خود مربی دریافت می کند.

 

ارائه بازخور مؤثر 

  • – وضعیت فعلی را مورد تحلیل قرار دهید : چه نیازهایی تغییر پیدا می کنند و چرا؟
  • – تصمیم بگیرید که از بازخور به چه چیزی می خواهید برسید ؟ اهداف و دستاوردهای بازخور چه خواهند بود؟
  • – حوزه هایی را که اعتقاد دارید به بحث و گفت و گو نیاز دارند ، فهرست کنید.
  • – اطمینان حاصل کنید که بازخور دست یافتنی و قابل اندازه گیری است.
  • – اطمینان حاصل کنید که زمان بندی مناسب است.
  • – محیط و شرایط مناسبی فراهم کنید.
  • – تا حد امکان پر آینده تمرکز کنید.
  • – برای مراجع خطوط ارتباطی برقرار کنید و تا حد امکان این ارتباطات بر اساس نیازهای وی باشد. اگر لازم باشد پیشنهاد کنید که چه چیزی لازم است برای وی انجام شود یا پیشنهادهای خاصی ارائه شود.
  • – با مراجع به توافق برسید و مطمئن شوید که وی به بازخور علاقه مند است.
  • – بازخور را بر رفتار مشاهده شده تمرکز کنید.
  • – مطمئن باشید که بازخور توصیفی است و از ارزشیابی یا قضاوت پرهیز کنید.
  • – ابتدا با مخاطب در حوزه هایی که به خوبی کار می کند بحث کنید و بر نقاط مثبت تمرکز کنید.
  • – رفتارهای مرتبط با موقعیت خاص را توصیف کنید ، هر چند که یکی از چندین مثال باشد.
  • – چهارچوب حوزه هایی را که متربی بیشتر نیازمند بازخور است، مشخص کنید.
  • – مطمئن باشید که بازخور به مخاطب ارزش می دهد.
  • – بیابید که مراجعه کننده چه ایده ای درباره آنچه که نیاز به کارکردن بر روی آن است، دارد.
  • – میزان ظرفیت درک و پذیرش فرد را بسنجید تا بدانید که برای دریافت بازخور چقدر تحمل دارد.
  • – به جای اینکه برای مسائل ایجاد شده فقط به دنبال یافتن پاسخ ها یا را حل‌هـا باشید به دنبال جایگزین های مختلف باشد.
  • – بر اقدام خاصی توافق کنید.
  • – مطمئن باشید که بازخور شفاف و سازنده است و ویژگی‌های ذیل را دارا است؛
  • – خاص است و عام نیست
  • – توصیفی است، قضاوتی و ارزشیابی نیست.
  • – با نیازهای واقعی و درک شده مراجع مرتبط است.
  • – مطلوب مراجع است و به وی تحمیل نشده است.
  • -دارای چهارچوب زمانی و متناسب با زمینه است.
  • – مفید و قابل استفاده است؛ برای مثال، در ارتباط با حوزه هایی است که مراجع تا حدودی بر آنها کنترل دارد.
دیدگاهتان را با ما درمیان بگذارید
تعداد دیدگاه : 0
امتیاز کلی : 0.0
پیشنهاد شده توسط : 0 کاربر
بر اساس 0 دیدگاه
0
0
0
0
0

هیچ دیدگاهی برای این محصول نوشته نشده است.

لطفا پیش از ارسال نظر، خلاصه قوانین زیر را مطالعه کنید:

فارسی بنویسید و از کیبورد فارسی استفاده کنید. بهتر است از فضای خالی (Space) بیش‌از‌حدِ معمول، شکلک یا ایموجی استفاده نکنید و از کشیدن حروف یا کلمات با صفحه‌کلید بپرهیزید.

نظرات خود را براساس تجربه و استفاده‌ی عملی و با دقت به نکات فنی ارسال کنید؛ بدون تعصب به محصول خاص، مزایا و معایب را بازگو کنید و بهتر است از ارسال نظرات چندکلمه‌‌ای خودداری کنید.
اولین کسی باشید که دیدگاهی می نویسد “تکنیک‌ها و مهارت‌های ارائه بازخورد”

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

ویژه کوچ‌های آزاد

تاریخ انتشار: 23 شهریور 1402آخرین بروزرسانی: 9 آذر 1402تعداد بازدید: 1566
مدرس

hamyar

امتیازی ثبت نشده است